O paulista Christian Barbosa criou sua primeira empresa de tecnologia aos 15 anos. O sucesso do empreendimento fez com que aprendesse cedo o que é o stress e, com problemas de saúde causados pela rotina pesada, Christian começou a refletir sobre o tempo.
Com mais de dez anos de experiência com pesquisas sobre o tema, hoje ele é o maior especialista em administração de tempo e produtividade do Brasil.
É o fundador da Triad Consulting, empresa multinacional especializada em softwares, pesquisa e consultoria em produtividade, que atende a grandes empresas globais, e o autor dos livros A Tríade do Tempo e Equilíbrio e Resultado (Editora Sextante), entre outros.
Nesta conversa, ele dá dicas valiosas para organizar uma rotina produtiva e equilibrada, e aprender a trabalhar de forma sábia. Isso, por consequência, vai abrir tempo para outras áreas da vida – como a família ou interesses pessoais.
Em seus livros, você sugere registrar e classificar nossas tarefas. Por que isso é importante?
Quando a gente resolve parar e entender o que está fazendo com o tempo, fica mais consciente e toma melhores decisões. O córtex pré-frontal é a área do cérebro responsável pelo raciocínio e planejamento – ou seja, ele que faz você ser ou não produtivo. Nas pesquisas que já realizamos, quando a gente pede para a pessoa descrever que tarefas precisa realizar e pede para que ela classifique essas atividades entre importante, urgente e circunstancial, o córtex tem uma atividade muito grande. Isso quer dizer que, quando você classifica as tarefas, está estimulando a área do cérebro que lhe permite ser produtivo.
Por que devemos dividir as tarefas entre importantes, urgentes e circunstanciais?
Até pouco tempo atrás, os conceitos de importante e urgente se confundiam, e isso só fazia as pessoas trabalharem demais e não perceberem que estavam estressadas. Quando você separa as duas coisas, tem a necessidade de uma tomada de decisão mais profunda. Precisa questionar mais seu modelo mental e ativa mais o córtex pré-frontal. Eu sou a favor do trabalho feito de forma sábia – o que significa usar bem o tempo e classificar suas tarefas para que você não precise trabalhar até as 22h por causa de alguma urgência.
Como podemos diminuir as urgências que dominam nosso dia a dia?
O primeiro passo é estabelecer uma métrica para definir o que é realmente urgente. Para isso, liste todas as suas tarefas e depois se pergunte em relação a cada uma delas: Isso é urgente? Por quê? O que posso fazer para evitar que essa urgência aconteça de novo? As urgências têm sempre um porquê, e muitas vezes isso está relacionado a falhas de comunicação. O problema é que a gente está tão acostumada a só agir que não para e pensa nas causas que levaram a essa situação.
Como podemos equilibrar nossa rotina de modo a diminuir urgências e administrar prioridades?
Comece planejando uma porção bem menor do seu dia – se você pretende trabalhar por dez horas, planeje no máximo três ou quatro horas. À medida que for obtendo prática, sua mente vai se acostumar com esse planejamento e você poderá estendê-lo a uma quantidade maior de tempo.
Se você está com muita coisa atrasada, é melhor focar em resolver essas pendências antes de começar seu planejamento, ou você acabará sem conseguir fazer bem nem uma coisa, nem outra. Nesses casos, é melhor fazer um “detox” dos atrasos antes para o planejamento fluir melhor.
Sabemos que a tecnologia pode distrair e atrapalhar a gestão do nosso tempo. Como podemos usá-la em nosso favor?
Sim, a tecnologia é capaz de ajudar, mas também de atrapalhar – e muito! – a nossa produtividade. Nós precisamos ter sempre em mente que ela é quem deve nos servir, e não nós nos tornarmos seus escravos. Só vale a pena usar uma tecnologia enquanto ela for de ajuda. Tem muita gente que não se dá bem com isso, mas se força a usar. Não deve ser assim.
Como manter a concentração em um mundo que exige que fiquemos sempre conectados?
É difícil controlar sua atenção e foco quando tem um celular apitando ao seu lado. A primeira coisa que precisamos fazer é configurar o celular e o computador para zerar as notificações. O meu celular só me avisa de reunião para eu não perder a hora. Quando vou fazer alguma coisa, coloco tudo em modo avião. Para ajudar na concentração, costumo colocar alguma música barroca de fundo – isso realmente ajuda a focar!
Para controlar a ansiedade de olhar o celular, eu tenho em mente que, se for alguma coisa importante, alguém vai me ligar. Eu não vou abrir meu e-mail a toda hora e não vou responder mensagens assim que as receber. É assim que eu trabalho e sempre deixo isso avisado para todos – minha família, meus amigos, meus colegas e clientes. Eles sabem que, se precisarem falar comigo sobre algo urgente, precisam me ligar, e só assim terão minha total atenção naquele momento.
O que fazer quando você precisa realizar uma tarefa chata, mas não consegue parar de procrastinar?
Não há uma técnica única para isso, mas algumas coisas podem funcionar. Você pode quebrar essa tarefa em ações menores e criar um sistema de recompensas, por exemplo. Algumas pessoas costumam marcar uma reunião consigo mesmas para fazer a tarefa: elas marcam uma data e local e reservam esse tempo determinado só para fazer isso.
Algumas preferem sair dos limites do escritório e resolver a tarefa em outro local. Também é importante, se possível, escolher o melhor horário – se você funciona melhor de manhã, reserve esse período para isso. Se estamos falando de algo complexo, peça ajuda. Mas comece. Ao ver que está fazendo progresso, você se sente estimulado a continuar até o fim.
Fonte: Superinteressante
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